Permanence téléphonique en sous traitance

La permanence téléphonique en sous traitance

Qu’est-ce que la permanence téléphonique en sous traitance ?

L’accueil téléphonique par sous traitance est une opération par laquelle une entreprise, une société décide de confier son accueil téléphonique à une autre entreprise, c’est-à-dire le sous-traitant. Il existe deux grandes raisons principales pour lesquelles une entreprise décide de confier sa permanence téléphonique à une autre entreprise.

La première c’est lorsqu’elle n’a pas le temps matériel pour s’occuper de son propre secrétariat.
La deuxième raison principale c’est qu’elle n’a pas les équipements ou les compétences nécessaires pour prendre en charge elle-même cette tâche. Dans le cas précis du secrétariat en sous traitance, la raison est en général celle du manque de temps. L’entreprise décide alors d’externaliser sa permanence téléphonique. Ce cas de figure est particulièrement vrai pour les indépendants car le fait de sous-traiter cet aspect de leur activité leur permet de libérer du temps.

Qui fait appel à la permanence téléphonique en sous-traitance ?

On l’a vu, quand on est indépendant, il y a un intérêt accru à sous-traiter son accueil téléphonique. Mais encore faut-il savoir quel prestataire choisir pour réaliser cette tâche.
Il existe deux grandes possibilités. Faire appel à une (un) secrétaire personnelle. Il s’agit d’une personne qui a été formée pour cette fonction et qui, dans de nombreux cas, travaillent directement chez elle. Elles sont plus précisément appelées télésecrétaires.

La deuxième possibilité, à laquelle de nombreuses personnes ont recours pour externaliser leur accueil téléphonique, sont les centres d’appels. Le travailleur indépendant (ou l’entreprise) confie au centre le traitement de ses appels. A noter que la sous-traitance téléphonique étant de plus en plus sollicitée, les prestataires sont également nombreux. C’est pourquoi il est souvent conseillé d’en tester plusieurs pour savoir lequel convient le mieux aux attentes.

Avantages et inconvénient du télésecrétariat à distance

Toute personne qui décide de sous-traiter son accueil téléphonique va y trouver ses propres avantages. Mais il en est trois communs à tout le monde.

Tout d’abord, la disponibilité : un client qui appelle et dialogue avec le sous-traitant bénéficie d’une disponibilité étendue. Un point qui s’avère positif pour l’entreprise (ou le particulier) car des études ont démontré que de nombreux clients ne rappellent pas si on ne leur décroche pas la première fois ou si on leur consacre trop peu de temps. A noter qu’en moyenne un conseiller sous-traitant est disponible une soixantaine d’heures hebdomadaires. De cette façon, que ce soit l’entreprise ou la personne indépendante, elle peut se concentrer sur son activité sans craindre de perdre des clients par manque de temps pour leur répondre.

Deuxième avantage, la qualité de la prise en charge : les agents du prestataire qui prend en charge l’externalisation, ou la télésecrétaire, sont formés à l’accueil téléphonique, ce qui assure à l’entreprise ou l’indépendant une réelle prise en charge de qualité.
Troisième avantage, les économies : une entreprise qui décide de sous-traiter sa permanence téléphonique optimise son budget. Il existe, en effet, une grille tarifaire fixe, ce qui supprime les surcoûts. En moyenne, le coût horaire d’une entreprise qui traite en interne est 70% plus élevée que celui d’une entreprise qui externalise sa permanence.