Télésecrétariat

Le télésecrétariat

Qu’est ce que le télésecrétariat ?

Aussi appelée secrétaire à distance ou secrétaire à domicile, la télésecrétaire effectue toutes les tâches de secrétariat classique à distance. Chargée de l’administration, de la gestion des planning, de la saisie de données, de la rédaction de compte-rendu, la personne peut aussi être amenée à la prise d’appels téléphoniques et à la planification de rendez-vous avec le public selon la structure faisant appel à ses prestations.

Le télésecrétariat est un métier qui requiert différentes compétences comme la maitrise des outils en ligne téléphoniques et de logiciels de bureautique. Par ailleurs polyvalence, amabilité, réactivité, organisation, prise d’initiative, patiente, écoute, mémoire et discrétion sont des qualités indispensables pour ce travail.
Il faut noter que le ou la secrétaire est le premier contact pour une personne extérieure à une organisation ou une entreprise; il est donc primordial d’être à l’aise pour communiquer.

Des domaines d’activités en demandes de prestation de télésecrétariat

Le secteur du bâtiment, de l’immobilier, du médical, du droit sont autant de secteurs spécifiques qui ont recourt au télésecréatariat externe. Même si sont nombreux les domaines pour lesquels le télésecrétariat est nécessaire, plusieurs secteurs d’activités sont en demande très forte d’un service de télésecrétariat en France. Ainsi les secrétaires médicales en ligne (ou paramédical) mais également les secrétaires juridiques sont très prisées. Ce qui implique pour ces derniers postes d’avoir des formations complémentaires. On appréciera une personne qui maitrise le vocabulaire et les procédures juridiques. De même qu’une secréatire médicale doit être à l’écoute et savoir prendre en charge les demandes des patients. Elle est aussi capable de gérer les situations d’urgences selon les cas ou d’aiguiller les patients pour les médecins généralistes et spécialisés.

Choisir de faire appel à une secrétaire en ligne à plusieurs avantages pour les professionnels indépendants ou les entreprises. Par exemple amorcer un début d’activité qui nécessite pour les professionnels de se dégager du temps de disponibilité sur le terrain, diminuer ses charges salariales pour les petites et moyennes entreprises, assurer l’augmentation d’activité sur une période déterminée ou encore remplacer sa secrétaire le temps de son absence sont autant de cas où les professionnels (ou l’entreprise) trouveront ainsi une solution en passant par les services d’un télésecrétariat.

Qu’elles soient freelance, c’est à dire travaillant en libéral à leur compte, ou secrétaires à distance travaillant pour une société de prestation de télésecrétariat, une secrétaire externe permet de convenir à des nombreuses configurations dans l’organisation du travail.

Vous cherchez un service de télésecrétariat ?

Comment recherchez une télésecrétaire ?

Nombreuses sont les plate-formes qui proposent cette prestation de télésecrétariat en France. Voici quelques conseils pour trouver le ou la télésecrétaire qui répondra à vos besoins.

Tout d’abord, il faut savoir qu’il existe différentes types de plate-formes.

Parmi les plate-formes généralistes, on peut citer a3com, optilib, bureau24, serenovia, secretel, clicfone ou encore Tele’Presta.

Pour leur proximité régionale avec votre activité, vous pouvez préférer des prestataires locaux implantés dans votre région, vous permettant ainsi de les rencontrer et de voir comment ils travaillent : agora86, le réseau Lexiris sont des exemples.

Vous trouverez également des plate-formes réparties par spécialité métier.
Stanpro, Gescall, Medicall, Webhelp, Libtel répondront aux besoins de secrétariat médicale en ligne de part l’expériences et de leur compétences du métier. Il faut noter que ces prestataires de services de télésecrétariat assurent en interne une formation à leurs secrétaires ainsi qu’un suivi clients.

Préposé, Legivox, avocatel sont des exemples de plate-formes proposant des télésecrétaires spécialisées dans le domaine du secrétariat juridique à distance. Ces plate-formes sélectionnent des secrétaires professionnels qui ont une formation en droit. Ainsi les cabinets d’avocats, huissiers et experts judiciaires font appel à ces plate-formes connues et reconnues dans leur domaine.

Comment bien sélectionner son prestataires de services de télésecrétariat ?

Tous les prestataires de secrétariat externe n’ont pas le même mode de fonctionnement. Mais on peut noter cependant quelques points communs entre ces derniers. Les sociétés de prestation de télésecrétariat proposent notamment :

  • Des infrastructures téléphoniques et informatiques permettant de mettre à dispositions des solutions simples et efficaces à mettre en œuvre pour les entreprises et professionnels indépendants.
  • un service qui répond aux normes NF Service Relation Client et aux certifications de l’AFNOR.
  • Des forfaits d’abonnements souvent présentés sous forme de Packs, qui incluent des formules de services allant de la tâche de télésecrétariat la plus simple à la plus sophistiquée, à savoir l’accueil téléphonique et la prise de messages, mais aussi la mise en relation, la prise de rendez-vous ou encore un accueil téléphonique personnalisée qui sera défini par le professionnel.
  • Une période d’essai sans engagement ou une réduction sur le premier mois, le temps d’évaluer la qualité du service de la secrétaire à distance.